optimiser nos ressources 

À lire aussi

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• La mobilité interne encouragée

  

  Dans le groupe "Promotion de la mobilité interne" du Projet d'Entreprise Carsat 2023, un nouveau dispositif a été imaginé.

  En complément du questionnaire à 6 mois après affectation sur un nouveau poste au salarié et à son nouveau manager pour recueillir les impressions, il avait été proposé par le groupe que quand un salarié désire postuler à un appel à candidature, il puisse participer à une réunion d'information, proposée en distanciel, animée par le manager de ce service. Lors de cette réunion, il peut y avoir aussi la participation d'un salarié du service qui explique le poste à pourvoir.

  L'impact sur les participants était très positif, une nouvelle proposition a émergé : faire témoigner un salarié qui a changé de poste pour avoir son ressenti, ce qui l'a poussé à changer de poste et/ou de branche, ce qui a été bénéfique pour réussir l'entretien de recrutement.

  2 salariés ont été contactés pour témoigner et ont enregistré des vidéos de moins de 2 minutes pour donner envie aux salariés de postuler et d’évoluer ainsi dans l’entreprise.

  En 2021, 79 personnes ont été recrutées en CDI dont 35 sont issues de la mobilité interne.

  

• Accompagnement RH sur les impacts d'un projet

  Les changements d'organisation, d’outils ou procédures impactent les équipes et nécessitent un accompagnement attentionné. Certains projet engagent ainsi une analyse de ces impacts et l’intervention du secteur Rh pour accompagner au mieux les transitions.

  

  Maud Bouchon-Balledan, Chargée de développement RH

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  Nous intervenons aussi bien en amont d'un projet pour préparer la mise en place d'une nouvelle organisation, ou bien en aval quand l'outil est déjà en place

  Nous sommes 3 à avoir été formés à la méthodologie de l'analyse des impacts RH par la CNAV, qui l'inclut dans son approche santé et sécurité des conditions de travail. Nous intervenons ainsi toujours en binôme avec mon collègue Romain Boucherie, Chargé de développement RH, en partenariat avec Aurélie Castaings, la Coordinatrice Sécurité Protection et Santé de la Carsat. La demande est faite par la directrice adjointe Ressources qui nous missionne, à la suite d'une demande effectuée par un responsable de branche ou par le CSE dès lors qu'il y a une nécessité d'accompagner les métiers dans un changement qui va se produire sur l'emploi, l'organisation du travail, les activités, les compétences...
  Il y a 3 étapes à respecter dans la méthodologie : la contextualisation du projet avec une note de cadrage à rédiger avec l'aide des responsables métiers, la validation de cette note par l'agent de direction et enfin le focus groupe, qui est un échange de 2 heures avec tous les agents impactés par le changement, sur la base du volontariat pour échanger autour de plusieurs axes déterminés et ainsi remplir une grille d'analyse. Cette grille nous permet d'identifier les différents impacts sur les salariés concernés.
  Les items recensés comme ayant un impact élevé entraineront systématiquement un plan d'action à mettre en place.
  Il est ensuite présenté aux agents qui ont participé au focus group, ainsi qu'au CSE. Nous intervenons aussi bien en amont d'un projet pour préparer la mise en place d'une nouvelle organisation, ou bien en aval quand l'outil est déjà en place.
  En 2021, nous sommes intervenus sur 5 projets pour la Carsat : Syrca, la réorganisation du service social régional, EESSI, la transformation de l'informatique régional et Oreli.

• Mesurer régulièrement les avis des collaborateurs

  

  La CARSAT Aquitaine utilise régulièrement des baromètres pour mesurer le ressenti et les attentes des salariés.

  En 2021, 3 baromètres Octomine nationaux ont été proposés au personnel en janvier, mars et fin novembre, sur les thématiques de la communication, du management, le travail en équipe, le télétravail et l'évolution professionnelle.

  Le taux de participation a été très bon avec 49,5 % en moyenne de répondants. Les résultats sont connus en temps réel, et accessibles aux managers des secteurs, afin qu'ils puissent se saisir des résultats et agir en conséquence directement avec leur service.

  La CARSAT Aquitaine a été l'une des premières à utiliser l'outil Octomine en avril 2020, car ce besoin de recueillir le ressenti des salariés avait été évoqué et travaillé avec le groupe "Innovation Managériale" dans le cadre du Projet d'Entreprise.

  Le baromètre BSI, piloté par l'UCANSS a été aussi réalisé en 2021. C'est un ressenti de l'ensemble des salariés du régime général qui est réalisé tous les 3 ans. Il a eu lieu du 31 mai au 25 juin 2021.

  Tous ces baromètres sont anonymes et ont permis à la CARSAT de mesurer régulièrement le ressenti de son personnel tout au long de cette deuxième année de crise et d'adapter son fonctionnement en conséquence.

• Accompagner les collaborateurs au numérique

  

  L'informatique régionale, en tant que processus support, a œuvré en 2021 pour faciliter le quotidien des télétravailleurs.

  Cela s’est traduit par :

  • La distribution de matériel dit "de confort" : écrans supplémentaires pour le télétravail, casques, webcam, etc.
  • L'organisation d'ateliers de prise en main et de perfectionnement des outils de travail collaboratifs.
  • L'assistance aux agents pour des difficultés de connexion en situation de télétravail ou d'utilisation de matériel à distance.

  Matériel distribué aux agents en 2021 :

  • 381 casques ;
  • 171 Hub USB (appareil permettant de connecter simultanément plusieurs périphériques USB sur une seule prise) ;
  • 176 écrans dont 70 écrans 27 pouces et 106 écrans 24 pouces.

  Assistance aux agents (source extraction DoIT 2021) :

  • 1 346 demandes d'assistance concernant la connexion en télétravail ;
  • 705 demandes relatives au matériels informatique dont 190 demandes de nouvel équipement et 198 demandes de prêt de matériels.

  Témoignage

  

  Vanessa Doré, Relais technique DRIS/Liaisons UE et participante à un atelier Teams

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  La participation à cet atelier m'a facilité le travail au quotidien

  J'ai participé en février 2021 à un atelier de prise en main de Teams qui est la plateforme collaborative sécurisée de visioconférence, de messagerie instantanée et de partage d'informations et de documents que nous utilisons à la CARSAT Aquitaine. À cette époque-là, je l'utilisais déjà mais n'en maitrisais pas toutes les fonctionnalités.
  Cet atelier, organisé en distanciel par l'informatique régionale, était très bien animé. Malgré la distance, outre les apports théoriques, nous avons pu manipuler l'outil en direct et échanger avec les animatrices qui se sont montrées très à l’écoute et ont répondu à toutes nos questions.
  La participation à cet atelier m'a facilité le travail au quotidien avec les autres personnes de mon équipe et a amélioré la communication entre nous. Mon seul regret : ne pas avoir participé à un de ces ateliers plus tôt !

• Garantir une bonne gestion des ressources financières

  

  En 2021, la direction comptable et financière a maintenu ses efforts et atteint ses objectifs tant dans le domaine de la lutte contre la fraude qu'en matière de validation des comptes.

  Lutte contre la fraude : un axe majeur de la politique de contrôle

  Au sein de l'assurance retraite, la CARSAT Aquitaine fait de la lutte contre la fraude sociale un axe majeur de sa politique de contrôle. Les actions mises en œuvre ont pour objectif d'identifier les comportements à risque et de détecter les fraudes avérées.

  Ces actions visent particulièrement les domaines suivants :

  • Fraude à l'identité : présentation de faux documents d'état-civil (acte de mariage, PACS, certificat de vie commune...) ou d'identité (CNI, Passeport, etc.).
  • Fraude à la carrière : détection de faux justificatifs d'activités en vue de valider des trimestres.
  • Fraude aux ressources : dissimulation volontaire de ressources ou situation familiale afin de bénéficier indûment de prestations (retraite de réversion, allocation de solidarité aux personnes âgées, etc.).
  • Fraude à la résidence : afin de percevoir certaines prestations prévues par la législation, l'assuré doit remplir une condition de résidence de plus de six mois sur le territoire métropolitain ou d'Outre-mer. Il y a fraude lorsqu'un changement de résidence n’est pas déclaré dans le but de pouvoir bénéficier de ces prestations.
  • Fraude aux paiements : décès dissimulés, usurpation des coordonnées bancaires.

  La mobilisation des équipes a permis d’atteindre et même dépasser les objectifs fixés pour l'année 2021..

  

  13 ans de validation des comptes

  En 2021, les comptes de la CARSAT ont été validés sans restriction pour les deux branches. Rappelons que ces comptes sont soumis chaque année à la validation des deux caisses nationales : la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse et la Caisse Nationale d'Assurance Maladie. Les rapports attestent que les comptes de la CARSAT sont sincères et donnent une image fidèle de ses résultats, de sa situation financière et de son patrimoine.

  Depuis 13 ans, les comptes de la CARSAT ont toujours été validés, majoritairement sans restriction.

  

  Prestations versées

  Après une forte augmentation des dépenses de prestations retraite en 2020 liée à l'intégration des travailleurs indépendants au régime général de la Sécurité sociale, les dépenses progressent de près de 3 %, soit dans des proportions similaires aux exercices antérieurs à 2020.

  L'aide spécifique "Prévention Covid" mise en place en 2020 a été maintenue en 2021 pour les entreprises de moins de 50 salariés et pour les travailleurs indépendants.

  

• Adapter les équipements et le bâtiment

  

  Les locaux de travail, les espaces d'accueil, la gestion des marchés, la chaîne graphique, la RSO... Au service des salariés et des publics, les ressources logistiques couvrent un champ d'intervention très large où "réactivité", "optimisation" et "adaptation" sont des maîtres mots. À la lueur des mesures sanitaires et des nouvelles organisations du travail induites par cet épisode, ces qualités, largement éprouvées, ont été précieuses.

  Chaîne graphique : une offre de service optimisée

  Si pour l'utilisateur un clic suffit pour demander l'impression d'un document, c'est grâce à une organisation, des outils et ressources optimisées et toujours disponibles. Avec la généralisation du travail à distance, la diminution des volumes et de nouveaux besoins, de nouvelles solutions d'impression ont été testées et mises en place pour simplifier l'expérience de l'utilisateur et répondre à ses attentes.

  Cervoprint, l'interface en ligne d'impression s'est ainsi enrichie et a été mise à jour. Grâce à la prévisualisation des travaux d'impression directement dans l'outil, la validation du travail à imprimer est devenue plus aisée. L'interface s'est également pourvue d'un module de mise sous pli automatisée. Par ailleurs, pour adapter le traitement des volumes d'imprimés et de plis, et pour moderniser le parc de machines, de nouveaux copieurs ont intégré la chaine graphique.

  Un parc immobilier mais pas immobile

  

  Le parc immobilier de la CARSAT doit à la fois répondre aux besoins des salariés mais aussi à ceux des publics. Et l'ensemble des locaux nécessitent des travaux courants de rénovation, entretien, aménagement, réaménagement...

  Cette année, l'unité du service social d'Agen a été totalement rénovée, ainsi que son mobilier. Le mobilier des agences retraite de Dax, Bayonne, Libourne, Marmande et Mont-de-Marsan a subi lui aussi le même sort. Remplacé certes, mais ces anciens équipements vivent désormais une seconde vie après avoir été cédés à des associations de la région.

  Le bâtiment du siège a également vécu quelques transformations, en lien direct avec les nouvelles pratiques de travail et de déplacement : création de salles pour des réunions hybrides (webinaires et visio), travaux de peinture dans diverses pièces, préparation des futurs espaces collaboratifs, aménagement du parking avec notamment la création de bornes de recharge de vélos à assistance électrique, création d'un espace extérieur fleuri, dépose de silos, etc.

• Mission nationale Études et Développements nationaux

  

  Dans le cadre de sa mission nationale, la CARSAT Aquitaine a poursuivi ses opérations de mutualisation de la solution budgétaro-comptable Sinergi.

  C'est ainsi que le projet de mutualisation avec la CPRPSNCF (Caisse de Prévoyance et de Retraite du Personnel de la SNCF) débuté en février 2020 a vu son aboutissement en septembre 2021 avec la mise en production de la solution.

  La conception, la réalisation et le déploiement de la solution pour la CPRPSNCF ont bénéficié de l’expertise des équipes de Bordeaux et de Paris, acquise au fil des projets antérieurs de déploiements pour les 20 organismes de la branche retraite et les 4 partenaires (CNBF, CRPCEN, CPSTI et GIE). Pour en arriver là, ce ne sont pas moins de 540 jours de travail qui ont été nécessaires aux deux équipes qui, malgré un contexte sanitaire ne facilitant pas les échanges entre la CPRPSNCF, située à Marseille, et les équipes de Bordeaux et Paris, ont réussi à mener à son terme ce projet dans les délais impartis.

  Le partenariat est désormais en mode "pérenne". La production de la solution, la maintenance et l'assistance aux 68 utilisateurs de la CPRPSNCF sont assurées par les équipes dédiées.

  Outre la CNAM, qui poursuit le processus d'adhésion pour 157 organismes du régime général de l'Assurance Maladie, 3 nouveaux organismes ont décidé au cours du dernier trimestre 2021 d'adhérer au dispositif : la CAVIMAC (Caisse d'Assurance Vieillesse Invalidité et Maladie des Cultes), la CAMIEG (Caisse d'Assurance Maladie des Industries Electriques et Gazières) et l'ENIM (Établissement National des Invalides de la Marine).

• En chiffres